5 istotnych aspektów wystawiania faktur w krajowym systemie e-Faktur (KSeF)

Wraz z nadchodzącym Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), wystawianie faktur staje się bardziej zautomatyzowane i oparte na elektronicznej formie dokumentacji. Poznaj pięć kluczowych kwestii, które warto wziąć pod uwagę, korzystając z tego systemu.

Chcesz, aby system KSeF nie miał przed tobą tajemnic? Skorzystaj ze szkolenia KSeF, które pozwolą Ci być na bieżąco ze wszystkimi zmianami!

Data wystawienia a przesłanie do KSeF

Ważnym aspektem wystawiania faktur w KSeF jest to, że data wystawienia dokumentu jest ustalana w momencie jego przekazania do systemu. Oznacza to, że faktura uznawana jest za wystawioną dopiero po przesłaniu do KSeF, co jest potwierdzone otrzymaniem unikatowego numeru ID, czyli numeru KSeF, oraz urzędowym poświadczeniem odbioru (UPO).

Struktura faktur ustrukturyzowanych

Faktury wystawiane w KSeF muszą spełniać określoną strukturę logiczną pliku XML. Brak wypełnienia wszystkich wymaganych pól skutkuje odrzuceniem dokumentu przez system. Pamiętaj, że faktura musi być poprawnie przekazana do KSeF, aby uzyskać numer KSeF.

Brak weryfikacji błędów rachunkowych

System KSeF nie weryfikuje błędów rachunkowych na fakturach. To znaczy, że odpowiedzialność za poprawność danych na fakturze nadal spoczywa na wystawcy. W przypadku błędów konieczne jest wystawienie faktury korygującej.

Zbiorcze przekazywanie faktur

KSeF umożliwia zbiorcze przekazywanie faktur za pomocą sesji interaktywnej lub wsadowej. Jednakże istnieje ryzyko, że cała paczka dokumentów zostanie odrzucona, jeśli choć jedna z nich zawiera błędy w strukturze. Warto więc dokładnie sprawdzić każdy dokument przed jego przekazaniem.

Brak konieczności informowania nabywcy

W KSeF nie ma konieczności informowania nabywcy o wystawionej fakturze. Faktura zostaje automatycznie udostępniona w systemie, co eliminuje potrzebę przekazywania numeru identyfikującego fakturę nabywcy. To znacząco upraszcza proces wystawiania dokumentów.

Szkolenia KSeF

System KSeF wprowadza wiele różnych zmian względem tradycyjnego wystawianiu faktur. Dlatego w Centrum Szkoleń Verte oferujemy szkolenia KSeF, które pomogą Ci wdrożyć KSeF w Twojej firmie i nauczyć się z niego korzystać. To świetna okazja dla firm, które nadal czują się nieprzygotowane na nadejście zmian.

Podsumowanie

KSeF przynosi wiele zmian w procesie wystawiania faktur, wprowadzając zarówno udogodnienia, jak i nowe wyzwania. Korzystając z systemu już teraz, przed jego obowiązkowym wprowadzeniem, możesz lepiej przygotować się na te zmiany i zminimalizować ryzyko błędów. Zapoznaj się z działaniem KSeF i poznaj jego funkcjonalności już dziś! Zapisz się na szkolenia KSeF w Centrum Verte!